Nie brakuje właścicieli e-sklepów, którzy próbują radzić sobie z logistyką samodzielnie. Niestety rzadko przynosi to zamierzone efekty. 

O ile na początku, czytaj: przy niewielkiej liczbie zamówień, jest to jeszcze do ogarnięcia, o tyle wraz z rozwojem biznesu pojawiają się nowe wyzwania: brak czasu, rosnące koszty i ryzyko błędów. Właśnie w takich sytuacjach na ratunek przychodzi profesjonalny fulfillment.

Jak długo trwa onboarding w centrum logistycznym? Jak to wygląda w praktyce? 

Podpisana umowa – formalny krok ku nowej jakości

Mercheo oferuje kompleksowe wsparcie w przechowywaniu towarów, kompletacji zamówień, wysyłkach i obsłudze zwrotów. Kluczem do sukcesu jest skuteczny onboarding w centrum logistycznym – usystematyzowany proces, który wdraża sklep do nowych procedur logistycznych.

Zawarcie umowy to moment, w którym oficjalnie rozpoczyna się współpraca. To też najlepszy czas, by zapoznać się ze wszystkimi dokumentami i upewnić się, że rozumiesz zasady rozliczeń, zakres usług oraz ewentualne dodatkowe opcje. Dzięki temu każdy wie, za co odpowiada i w jakich ramach się porusza. Wbrew pozorom właśnie jasność reguł często decyduje o powodzeniu całego przedsięwzięcia.

W praktyce podpisanie umowy nie oznacza końca formalności, lecz początek drogi, na której każda kolejna czynność prowadzi Cię do usprawnienia procesów logistycznych. Nierzadko już na tym etapie padają ważne pytania: „Czy podołam przygotowaniu bazy produktów?” albo „Ile czasu zajmie mi integracja z systemem?”. Mercheo służy wsparciem na każdym kroku, a więc spokojnie, nie zostajesz z tym wszystkim sam.

Aktywne konto w Mercheo – Twoje centrum dowodzenia

Zaraz po dopełnieniu formalności otrzymasz dostęp do swojego konta w Mercheo. To właśnie w panelu klienta dzieje się większość kluczowych procesów.
Są to:

• Konfiguracja integracji ze źródłem zamówień – nieważne, czy korzystasz z własnego sklepu internetowego, platformy marketplace czy jeszcze innego systemu. Ważne, by zamówienia spływały w jednym, wspólnym formacie.
• Monitorowanie stanu magazynowego – jednym rzutem oka możesz sprawdzić, ile zostało towaru, czy są jakieś braki i czy produkty wymagają dopełnienia.
• Raporty i analizy – Jeżeli zależy Ci na konkretnych danych, to właśnie z tego miejsca możesz je pobrać i sprawdzić.

Wprowadzenie podstawowych ustawień bywa kwestią godzin, ale jeśli masz wiele źródeł zamówień do spięcia, może to potrwać nieco dłużej. W każdym razie nie wymaga to rozbudowanej wiedzy technicznej – w razie potrzeby ekipa Mercheo pomoże Ci przebrnąć przez ten proces.

Integracja źródeł zamówień – porządek na pierwszym miejscu

Wielu sprzedawców prowadzi aktywną sprzedaż w kilku kanałach jednocześnie: na własnej stronie, na popularnych portalach aukcyjnych czy poprzez media społecznościowe. W takim systemie brak jednej, zintegrowanej bazy zamówień prowadzi do chaosu, błędów w kompletacji i trudności w określeniu faktycznego stanu magazynowego.

W Mercheo dążymy do tego, by wszystkie informacje o zamówieniach wpadały do jednego systemu, w tym samym czasie, niezależnie od źródła. Unikasz w ten sposób żmudnego przenoszenia danych z jednego miejsca do drugiego i minimalizujesz ryzyko pomyłek (np. wysłania paczki zawierającej zły produkt). Taka integracja, chociaż wymaga szczegółowego zaplanowania, daje Ci kontrolę nad wszystkim i oszczędza mnóstwo czasu w dłuższej perspektywie.

Wprowadzenie produktów do bazy – bez tego nie zaczniemy 

Nic nie wstrzymuje procesu częściej niż niedopracowana baza produktów. Jeżeli od początku nie zadbasz o właściwe dane, system logistyczny może „sypać” błędami, a klienci otrzymają nie to, co zamówili – nie ten produkt, w niewłaściwym opakowaniu albo nie otrzymają w ogóle, gdyś dane na etykiecie nie będą się zgadzać. 

System Mercheo przyjmuje pliki w formatach csv, tsv, xls i xlsx. Kluczowymi informacjami są m.in.:

• Kod EAN/SKU – najlepiej tożsamy z kodem kreskowym na opakowaniu,
• Nazwa produktu – w j. polskim lub angielskim,
• Waga (z dokładnością do 0,1 kg),
• Dane o opakowaniu transportowym (jeżeli takowe występuje): długość, szerokość, wysokość.

Jeśli waga produktów bywa zmienna, najlepiej podać uśrednioną wartość z lekkim zapasem. Firmy kurierskie potrafią naliczyć dodatkowe opłaty za zaniżoną wagę, a wówczas płacisz różnicę. Jeżeli nie masz pewności co do parametrów, Mercheo może je zweryfikować w magazynie – wystarczy zlecić odpowiednią usługę.

Dobrze uzupełniona baza przekłada się bezpośrednio na szybkość i precyzję kompletacji zamówień. System automatycznie dobiera właściwe opakowania i optymalizuje sposób wysyłki. Jeżeli chcesz zintegrować produkt z różnymi kanałami sprzedaży, możesz też podać dodatkowe identyfikatory ofert, by uniknąć nieporozumień.

Awizacja dostawy – sposób na płynne przyjęcie towaru

Masz już podpisaną umowę, aktywne konto, zintegrowane źródła zamówień i przygotowaną bazę produktów? Czas na ostatni kluczowy punkt onboardingowego maratonu, czyli awizację dostawy. To po prostu informacja, że zamierzasz przywieźć określony towar danego dnia i o konkretnej godzinie.

• Awizację należy zgłosić w pliku csv, tsv, xls bądź xlsx z uwzględnieniem:
• Kodów produktów i ich zamawianej ilości,
• Daty i godziny dostawy,
• Liczby opakowań transportowych,
• Danych kierowcy (przesyłanych mailowo).

Takie podejście gwarantuje, że personel magazynu będzie przygotowany na Twoją dostawę, unikając kolejek czy przestojów na rampie. Im dokładniejsza i wcześniejsza awizacja, tym sprawniej da się wszystko przyjąć i wprowadzić do systemu.

Ile powinien trwać cały onboarding w centrum logistycznym?

W większości przypadków wdrożenie nowych klientów do systemu Mercheo zajmuje od kilku dni do maksymalnie dwóch tygodni. Wszystko zależy od stopnia skomplikowania oferty, ilości integracji i tempa, w jakim dostarczasz niezbędne informacje. Nie warto w tym procesie przyspieszać na siłę: dobrze jest zadbać o solidność danych, a później cieszyć się bezproblemową obsługą logistyczną.

Sprawny onboarding w centrum logistycznym potrafi diametralnie zmienić postrzeganie e-commerce w oczach właścicieli. Szybko układa się w przewidywalny proces, w którym każdy wie, co ma robić, a klienci doceniają ekspresowe i bezbłędne wysyłki.

Porozmawiajmy o Twojej sprzedaży crossborder. 

Zapraszamy na nasze stoisko na Targach eHandlu.