Większość przedsiębiorców twierdziło jeszcze niedawno, że w prowadzeniu własnego biznesu nie potrzebuje żadnej pomocy. „Wszystko robię sam – od sprzedaży, przez pakowanie, aż po wysyłkę!” Rzadko przyznawali się do zmęczenia i nerwów, które towarzyszyły im każdego dnia. 

W końcu praca w pojedynkę, choć bywa satysfakcjonująca, często zamienia się w próbę żonglowania kilkoma piłeczkami naraz. Dziś jednak nikt nie rzuca już tak beztrosko hasłem „Zrobię to sam”. Wystarczy spojrzeć na trendy w logistyce e-commerce, by dostrzec, jak bardzo zmieniło się nasze podejście do zarządzania magazynem i wysyłką. 

Czy koszty samodzielnej obsługi logistycznej na pewno są mniejsze niż u zewnętrznego operatora fulfillmentowego? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Własny magazyn – cicha studnia kosztów

Na pierwszy ogień idzie kwestia nieruchomości. Jeśli myślisz o magazynie, to trzeba go gdzieś umiejscowić. Możesz kupić obiekt lub go wynająć – w obu przypadkach oznacza to często wieloletnie zobowiązanie i zamrożenie kapitału. Czy to się opłaca? Pieniądze, które wpakujesz w „cztery ściany”, nie będą już pracować w innych obszarach biznesu. Pamiętaj też o koniecznych  wydatkach na konserwacje, remonty czy modernizacje. 

W świecie rosnącej automatyzacji i dynamicznych zmian technologicznych „stary” magazyn, taki sprzed pięciu lat, może dziś wymagać kosztownych unowocześnień, by sprostać oczekiwaniom klientów.

A umowy najmu magazynowego… rzadko trwają miesiąc lub dwa. Zazwyczaj podpisuje się je na kilka lat z nadzieją, że popyt na produkty utrzyma się na poziomie wystarczającym do pokrycia czynszu. I tu pojawia się pierwsza wątpliwość: czy warto brać na siebie stałe zobowiązanie, skoro rynek nieustannie się zmienia, a zarządzanie powierzchnią magazynową wymaga elastyczności? Trudno przewidzieć sezonowe czy koniunkturalne wahania, zwłaszcza kiedy prowadzi się sklep internetowy z bogatą ofertą.

Pracownicy – kosztowna podstawa działalności

Opowieści o pracownikach magazynowych ciągną się często jak brazylijskie telenowele: tu kogoś trzeba zatrudnić, tam ktoś odchodzi, ktoś inny bierze urlop, a w najbardziej gorącym momencie roku ktoś niespodziewanie idzie na zwolnienie lekarskie. W praktyce, żeby efektywnie obsłużyć 3–4 tysiące zamówień w ciągu miesiąca, potrzebujesz co najmniej dwóch osób, a i tak pewnie będziesz musiał włączyć się do akcji, kiedy zacznie spływać większa ilość zamówień.

Rekrutacja?
Potrafi ciągnąć się tygodniami.
Szkolenia?
Nie można ich pominąć, bo ryzykujesz błędami przy kompletowaniu zamówień. Do tego dochodzą okresowe badania, urlopy, składki ubezpieczeniowe – i mamy gotowy przepis na pokaźną listę comiesięcznych wydatków. Pewnie, że warto inwestować w zespół – w końcu bez ludzi nie zbudujemy niczego trwałego. Jednak jeśli większość czasu spędzasz na znalezieniu kogoś „na zastępstwo” i gaszeniu nagłych pożarów kadrowych, może to sygnał, że czas poszukać pomocy u specjalistów.

Wysyłki kurierskie – rabaty, rabaty i… jeszcze raz rabaty

Kurierzy potrafią być sprzymierzeńcami albo zmorą. Co się dzieje, gdy masz za mało paczek miesięcznie, by negocjować korzystne stawki? Trafiasz w wir wysokich kosztów, a twój budżet topnieje szybciej niż kostka lodu w letnie popołudnie. Jasne, duże firmy kurierskie oferują rabaty, ale zwykle dopiero przy określonych wolumenach przesyłek. Małe i średnie e-commerce, które stawiają na własną logistykę, mają niestety ograniczone pole do negocjacji.

Zewnętrzne firmy fulfillmentowe często współpracują z różnymi operatorami kurierskimi i mogą w ten sposób rozłożyć zniżki na wiele sklepów. Jedno duże centrum logistyczne generuje zwykle większe wolumeny, więc negocjacje z kurierami wychodzą im znacznie lepiej.
Efekt?
Lepsze stawki. A w dzisiejszym świecie, w którym darmowa dostawa jest niemalże magicznym hasłem przyciągającym klientów, każda złotówka oszczędności ma znaczenie.

Sprzęt i opakowania – bez tego ani rusz

Wyobraź sobie zwykły dzień w magazynie. Taśmy klejące, kartony, koperty bąbelkowe, wypełniacze – to wszystko schodzi w tempie błyskawicznym. Musisz regularnie uzupełniać zapasy, a z każdym wzrostem zamówień ilość zużywanych materiałów rośnie lawinowo. Własny wózek widłowy? System regałów do składowania? Etykieciarki, drukarki, skanery kodów kreskowych – nawet jeśli kupisz je raz, czeka cię konserwacja, serwisowanie, a czasem wymiana na nowszy model. Jeśli zechcesz wprowadzić automatyczne sortery, roboty magazynowe czy inne wynalazki, inwestycja może przyprawić o zawrót głowy.

Operatorzy logistyczni, którzy obsługują wielu klientów, traktują nowoczesny sprzęt jak kluczowy element swojej oferty. Inwestują w niego świadomie i regularnie, bo wiedzą, że ich pozycja na rynku zależy od szybkości, precyzji i bezpieczeństwa obsługi zamówień. Dla pojedynczego, niewielkiego sklepu taka modernizacja bywa poza zasięgiem. Tymczasem brak nowoczesnych narzędzi lub niewystarczająca ilość rąk do pracy skutkuje błędami w kompletacji, opóźnieniami w wysyłce i reklamacjami. A każda reklamacja to nie tylko dodatkowe koszty, ale też ryzyko utraty klienta.

System zarządzania magazynem i integracje – niewidzialne, ale potrzebne

W dobie cyfryzacji e-commerce nie wystarczy eksploatować „magazynu pamięci” w głowie pani Krysi, która od 10 lat pracuje w twojej firmie. Potrzebne są profesjonalne rozwiązania IT, które umożliwią szybkie wprowadzanie towarów, kontrolę stanów magazynowych, obsługę zwrotów i synchronizację z różnymi platformami sprzedażowymi. Zakup systemu magazynowego (WMS) to jedno. Dostosowanie go do Twojej specyfiki działania to drugie. A przygotowanie integracji z popularnymi marketplace’ami, synchronizacja z hurtowniami, płatnościami czy kurierami – to kolejne wydatki i kolejne linijki w rozrastającym się excelu z kosztami.

Utrzymanie i aktualizacje takich systemów też mają swoją cenę. Nagle okazuje się, że musisz zatrudnić specjalistę IT albo podpisać długoterminową umowę serwisową, która nie należy do najtańszych. To nie są rzeczy widoczne na pierwszy rzut oka, ale bywają kluczowe w obsłudze dużej liczby zamówień.

Koszty, koszty i jeszcze raz koszty… ale co z czasem?

Jeśli liczby na twojej liście wydatków nie podziałały na wyobraźnię, to może zrobi to perspektywa czasu. Wystarczy spojrzeć, ile uwagi pochłania koordynowanie rekrutacji, pilnowanie grafiku pracowników, zwoływanie ekip do inwentaryzacji, załatwianie zastępstw w razie choroby. Nagle okazuje się, że dzień zamiast 8 godzin trwa 12, a to i tak za mało. Zastanów się: czy chcesz wydłużać dobę, czy może lepiej przeznaczyć czas na rozwój biznesu i nowych kanałów sprzedaży?

Podjęcie decyzji o outsourcingu logistyki często bywa momentem ulgi dla przedsiębiorców. Dzięki temu zyskują dodatkowe godziny, które mogą poświęcić na rozwój nowych produktów, marketing i budowanie relacji z klientami. W końcu to właśnie w tych obszarach tkwi prawdziwa siła e-commerce.

Fulfillment jako rozwiązanie – ale co to właściwie znaczy?

Fulfillment polega na przekazaniu firmie zewnętrznej całego procesu obsługi zamówień: od magazynowania, przez pakowanie i wysyłkę, aż po obsługę zwrotów. W praktyce to zmiana modelu zarządzania, która pozwala skupić się na tym, co daje prawdziwe przychody – na sprzedaży. Wysyłka paczek zamienia się w usługę dostarczaną przez zewnętrznego specjalistę, który może pochwalić się odpowiednią infrastrukturą i wiedzą.

Oczywiście outsourcing wymaga dozy zaufania i zweryfikowania jakości usług dostawcy. Jednak dobrze wybrany partner zazwyczaj przynosi oszczędności, wynikające z efektu skali, lepszych stawek kurierskich czy dostępu do zautomatyzowanego magazynu. W razie zwiększonego popytu możesz szybko rozszerzyć przestrzeń magazynową lub poziom usługi, bez martwienia się o dodatkowe koszty rekrutacji czy kolejny regał na palety.

Elastyczność i skalowanie – klucz do sukcesu MŚP

Firmy z sektora MŚP potrzebują możliwości szybkiego reagowania na zmiany rynkowe. Gdy prowadzisz niewielki sklep, a nagle trafia się viralowa kampania i zamówień przybywa lawinowo, własny magazyn może po prostu „pęknąć w szwach”. Czasem bywa tak, że sprzedajesz rękodzieło i w ciągu roku masz kilka wyraźnych „pików” – święta, Walentynki, Dzień Matki. W innym okresie zamówień jest znacznie mniej. Wtedy płacisz za puste metry kwadratowe magazynu, a pracownicy z nudów przeglądają memy w internecie.

W modelu fulfillment płacisz za rzeczywiste wykorzystanie zasobów. Kiedy popyt jest mniejszy – koszty spadają. Gdy rośnie – firma logistyczna zwiększa obsadę i dopasowuje powierzchnię do twoich potrzeb. Bez nerwów, bez żonglowania terminarzem. To szczególnie przydatne, jeśli dopiero rośniesz i nie chcesz wchodzić w sztywne zobowiązania.

Czy to się opłaca? 

Zanim postawisz na własną logistykę, zrób prosty bilans. Uwzględnij:

• Koszty budynku lub najmu (wielu przedsiębiorców przecenia swoje możliwości utrzymania takiej infrastruktury w dłuższej perspektywie).
• Wydatki na pracowników – od rekrutacji po koszty urlopów i badań okresowych.
• Opłaty za wysyłki kurierskie – pamiętaj, że bez dużych wolumenów trudno negocjować rabaty.
• Koszty wyposażenia i opakowań – regały, wózki, kartony, etykieciarki, taśmy, a nawet drobne wypełniacze pakowe.
• System magazynowy i integracje – nic nie działa w próżni, a oprogramowanie potrafi być droższe, niż się początkowo wydaje.

Dopiero po zsumowaniu tych elementów możesz w pełni ocenić, czy bardziej opłaca się stawiać na własną infrastrukturę, czy jednak przekazać obsługę zamówień do profesjonalnego operatora. Wiele firm zaczyna właśnie od tego rachunku. Zazwyczaj z wyliczeń wychodzi, że fulfillment to nie tylko oszczędność pieniędzy, lecz także ogromna ulga organizacyjna i gwarancja, że logistyka będzie działała sprawnie nawet w najgorętszym okresie.

Nowa rzeczywistość e-commerce – czas postawić na efektywność

Rzeczywistość biznesowa ewoluuje dziś niemal z prędkością światła. Jeszcze niedawno budowano wielkie magazyny, które miały służyć przez dekady, a dziś firmy coraz częściej wybierają modele elastyczne – takie jak fulfillment. Nie jest to chwilowa moda. To odpowiedź na realne potrzeby rynku i oczekiwania klientów, którzy chcą mieć pewność, że paczka dotrze na czas i w nienaruszonym stanie.

Własny magazyn potrafi być dumną wizytówką firmy, ale bywa też balastem. W dynamicznie zmieniającym się świecie e-commerce liczy się czas, elastyczność i niskie koszty stałe. Jeśli więc jesteś przedsiębiorcą z sektora MŚP i wciąż męczy cię pytanie „czy naprawdę muszę wszystko robić sam?”, odpowiedź może brzmieć: nie, nie musisz. Wystarczy chłodna kalkulacja, przejrzenie oferty operatorów i chęć wyrwania się z wypełnionego regałami magazynu na rzecz rozwoju tych obszarów biznesu, które faktycznie dają ci przewagę konkurencyjną.

Zatem zanim skusisz się na wynajęcie dodatkowego pomieszczenia w starej hali produkcyjnej, dobrze policz, czy nie taniej i efektywniej będzie postawić na fulfillment. Korzyści z takiej decyzji odczujesz nie tylko w firmowym portfelu, ale też w spokojniejszym śnie i luźniejszym terminarzu. Bo przecież satysfakcja klientów jest ważna, ale twoja jako właściciela biznesu – równie istotna.

Porozmawiajmy o Twojej sprzedaży crossborder. 

Zapraszamy na nasze stoisko na Targach eHandlu.